TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE

Coction asiakas- ja markkinointirekisteri 


Keräämme, käytämme ja tallennamme henkilötietojasi yksinomaan Euroopan tietosuojadirektiivin mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste on voimassa toistaiseksi 22.5.2018 alkaen.

1 Rekisterinpitäjä

Coctio Ltd (jäljempänä ”Coctio”)
Y-tunnus 2590254-5; VAT number FI25902545
Ylämyllyntie 79 E
80400 Ylämylly
Finland

 

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tanja Immonen
Coctio Ltd
tanja.immonen@coctio.com
+358 50 5452 519

 

3 Rekisterin nimi

Coctio Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

 

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Coction asiakkaan ja Coction välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys varhaisen tai todetun asiakasprojektin hoitamiseen. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Coctio ratkaisujen ja palveluiden markkinointi, myynti ja laskutus
  • Asiakassuhteiden hallinta ja asiakaskontakti
  • Suoramarkkinointi
  • Coctio tuotevalikoiman ja palveluiden suunnittelu
  • Asiakkaan liiketoiminnan kehittäminen
  • Coctio ratkaisujen ja palveluiden kohdistaminen ja personointi
  • Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi
  • Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
  • Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen

5 Rekisterin tietosisältö

Henkilötietorekisterissä Coctio voi käsitellä erityisesti seuraavia tietoja:

  • Nimi ja tarpeelliset muut yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema)
  • Yritys, yrityksen toimiala, liikevaihtokoko, yrityskoko ja muut yrityksen toimintaa kuvaavat tiedot
  • Markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa, kuten verkkopalveluissa ja sähköpostitse
  • Tiedot Coctio markkinointiviestinnän tilauksesta ja markkinointikiellosta
  • Markkinointia ja myyntiä edistävät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
  • Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten kiinnostuksen kohteet Coctio ratkaisuihin ja palveluihin, asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot.
  • Verkkokäyttäytymistä Coction sivustolla koskevat tiedot, kuten lomakkeiden täytöt, kannattavuuslaskurin käyttö, linkkien klikkaukset, vieraillut internet-sivut, käytetty aika sivustollamme, yrityksesi domain-osoite, verkkoyhteyden IP-osoite, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Explorer, Firefox), josta käyttäjä on tullut Coctio-verkkosivulle.
  • Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot.

Tavoitteena on toimia asiakaslähtöisesti yksityisyyden kunnioittamiseksi huomioiden verkkovierailijoiden ja asiakkaiden itsensä määrittämät ilmoitukset palveluiden, viestinnän ja ostojen kohdentamiselle.

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn kautta lähetämme rekisteröidyille asiakkaille määräajoin kohdennettuja markkinointi- ja asiakasviestejä. Asiakkaan lupa sallia blogikirjoitukset ja sähköinen suoramarkkinointi (kuten uutiskirjeet, markkinointiviestinnän sähköpostit ja tapahtumakutsut) pyydetään erikseen henkilötietolain mukaisesti.

 

6 Henkilötietojen säilytysaika

Kerätty tieto poistetaan rekisteristä, kun Coction ei ole enää tarpeellista säilyttää tietoja tarkoituksenaan säilyttää rekisteröidyn ja Coction välinen asiakassuhde. Kuitenkin markkinointirekisterissä tietoja säilytetään enintään kaksi vuotta. Jos tiedot on pidettävä pidempään kansallisen lainsäädännön vuoksi, Coction on tehtävä se. Epäkelpoiset tiedot poistetaan heti. Asiakas- ja markkinointirekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan pyydettäessä poistaa rekisteröityneen henkilön vaatimuksesta erillisellä kirjallisella ilmoituksella Coctiolle. Tästä tarkemmin kappaleessa 10. 

 

7 Tietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat ja säännönmukaisesti päivitettävät henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään antamistaan tiedoista asioidessaan Coction kanssa, mm. Coction www-lomakkeilta, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksen ja sopimuskauden aikana, Coction tapahtumista ja asiakastapaamisista sekä muista vastaavista aktiviteeteista asiakassuhteen aikana. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös erilaisissa sähköisillä markkinointikampanjoilla sekä yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä esimerkiksi yritysten verkkosivuilta sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä.

Sähköinen suoramarkkinointikielto tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella asiakas-rekisteriimme, katso tästä tarkemmin kappaleesta 10.

 

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Voidaksemme toimittaa Coctio-ratkaisuja ja palveluitamme kotimaan ja kansainvälisille asiakkaillemme parhaalla mahdollisella tavalla, saatamme luovuttaa tai siirtää joitakin henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme, mikäli se on tarpeellista toimitettavan palvelun loppuunsaattamiseksi ja asiakkaan liiketoiminnan kehittämiseksi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tällaisia kumppaneitamme saattavat olla esimerkiksi automaatiojärjestelmien kumppanit ja automaatiosuunnittelijat, pakkauslinjastojen ja muiden ei-Coctio laitteiden tarjoajat sekä muut vastaavantyyppiset yhteistyökumppanit.  Tällöin yhteistyökumppanimme on velvoitettu käsittelemään tietojasi ainoastaan palvelun toimittamisen vaatimissa rajoissa voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Yhteistyökumppanimme eivät käytä tietoja muihin tarkoituksiin eivätkä luovuta tietoja kolmansille osapuolille.

Coctio voi käyttää kolmansia palveluntarjoajia, kuten maksupalvelujen, perintäpalvelujen ja analytiikkapalvelujen tarjoajia suorittamaan tiettyjä henkilötietojen käsittelyä sisältäviä tehtäviä puolestamme.

Viennissä Coctio voi käyttää yhteistyökumppaneitaan tarjoamaan palveluja loppuasiakkailleen Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tästä johtuen Coctio teknologian ja palvelun käyttämiseen liittyviä käyttötietoja sekä henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle mm. Coctio-ratkaisun suunnittelun, valmistuksen ja asennuksen toteuttamiseksi alueellisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Riittävä tietosuojan taso tietojen käsittelyssä varmistetaan käyttämällä Euroopan komission mallisopimuslausekkeilla tietojen siirrosta kolmansiin maihin. Jäljennös lausekkeista on saatavilla pyydettäessä kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä.

Muutoin emme myy tai luovuta tietojasi ulkopuolisille. Mikäli sovellettava laki sitä vaatii, henkilötietoja voidaan myös siirtää tai luovuttaa viranomaisille. 

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.

 

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Painettu data: tallennetaan lukittuun tilaan, jonka käyttöoikeus myönnetään vain asianomaiselle henkilökunnalle.

Digitaalinen data: Vain erikseen sovitulla työntekijällä on oikeus käyttää asiakastietoja sisältävää järjestelmää ja muuttaa asiakastietoja. Jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietokannan henkilökohtaisia käyttöoikeuksia ja eri käyttäjätasoja voidaan käyttää rajoittamaan käyttäjien käyttöoikeudet vain tietoihin, joita käyttäjä tarvitsee suorittamaan annettuja tehtäviään.

Asiakasrekisteri ja sen käsittelyyn käytettävät tietojärjestelmälaitteet sijaitsevat suljetuissa datakeskuksissa palveluntarjoajan tiloissa. Tietojen varmuuskopioita tehdään säännöllisesti minimoidakseen ja estääkseen mahdolliset häiriöt. Järjestelmä on suojattu ulkopuolisilta yhteyksiltä palomuurin kautta. Palveluntarjoajan omat tietosuojaperiaatteet löytyvät osoitteesta https://legal.hubspot.com/privacy-policy

Rekisterin tietoja käsitteleviä Coction henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

 

10 Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn henkilön ja markkinointiviestinnän vastaanottajan oikeudet

Tarkastus- ja korjausoikeus
Rekisteröidyillä asiakkailla ja markkinointiviestinnän vastaanottajilla on oikeus tarkastaa, pyytää oikaisemaan ja/tai päivittämään tallennetut tiedot itsestään Coction rekisterissä henkilötietolain mukaisesti. Kaikki pyynnöt on lähetettävä käyttäen kohdassa 11 mainittuja viestintäkanavia. Coctio käsittelee kaikki pyynnöt mahdollisimman pian.

Kielto-oikeus
Jokaisella rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus milloin tahansa kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen sähköistä markkinointiviestintää ja muuta markkinointia varten. Voit käyttää tätä oikeutta napsauttamalla markkinointipostissa olevaa lain vaatimaa markkinointiviestinnän "peru tilaus / opt-out" -linkkiä tai ottamalla yhteyttä Coctioon kohdan 11 mukaisesti.

Oikeus vaatia tiedon poistamista
Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa esimerkiksi lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme. Pyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme. Pyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. 

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus maansa tietosuojaviranomaiselle
Jos olet tyytymätön Coction päätökseen tai toimiin tai havaitset, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä, kullakin rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

 

11 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa ja pyynnöissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Coctioon toimittamalla kirjallisen ja allekirjoitetun pyynnön sähköpostitse tai kirjeitse.

Sähköpostitse: tanja.immonen@coctio.com
Postitse osoitteeseen: Coctio Oy, Ylämyllyntie 79 E, 80400 Ylämylly, Finland.

Coctio voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti. Rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvien toimenpiteiden käsittely on lähtökohtaisesti maksutonta. 

 

12 Voimassa olevan tietosuojakäytännön päivitykset

Voimme ajoittain päivittää voimassa olevaa Coction tietosuojakäytäntöä liiketoimintamme, oikeudellisen, teknisen kehityksen ja/tai lainsäädännön muutoksen niin vaatiessa. Kun päivitämme tietosuojakäytäntömme, ryhdymme asianmukaisiin toimenpiteisiin ilmoittaaksemme muutokset ja niiden merkityksen sinulle.

HALLITSE OMIA TIETOJASI JA VIESTINTÄASETUKSIASI!

Teimme helpoksi tutustua, muokata ja hallita yhteystietojasi Coction asiakasrekisterissä sekä viestintäasetuksiasi.

Uutiskirjeemme, joka julkaistaan pääosin englanninkielisenä, ilmestyy 5-10 kertaa vuodessa ja se lähetetään kaikille sen tilanneille.
Tilaus on maksuton  ja voit perua sen koska tahansa kirjeen lopussa olevasta linkistä. 


Klikkaa painikkeesta, niin pääset katsomaan ja täyttämään/muokkaamaan yhteystietosi ja viestintäasetuksiasi saadaksesi kaikki viimeisimmät ajankohtaiset uutiset, artikkelit, asiakastarinat, blogikirjoitukset sekä kiinnostuksen kohteitasi vastaavat ilmoitukset suoraan sähköpostiisi!  Voit poistua viestinnän postituslistoiltamme milloin tahansa.

Tervetuloa kasvavaan yhteisöömme! 

HALLITSE OMIA TIETOJASI 

Otsikko

Integer pellentesque, est sit amet malesuada iaculis, odio quam semper arcu, eu posuere dolor neque sed leo. Nulla pellentesque venenatis quam id sodales. Etiam consequat turpis eget magna porta laoreet. Pellentesque a ligula non nisl euismod rutrum ut quis nisl. Donec ut aliquam metus. Aenean at mauris quis urna sagittis suscipit. Ut eu ligula et turpis interdum auctor.